KI-Beratung & Digitalisierung für Ihr Unternehmen

Digitalisierung bedeutet, analoge und manuelle Geschäftsprozesse durch digitale Lösungen zu ersetzen oder zu optimieren. Das reicht von der papierlosen Belegerfassung über Cloud-Migration und ERP-Integration bis hin zu KI-gestützter Prozessautomatisierung. Ziel ist es, Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen. Bei Digitalsauria starten wir immer mit einer Analyse Ihrer aktuellen Abläufe und identifizieren die Bereiche mit dem größten Hebel.

Digitalisierung bezeichnet die Umwandlung analoger Prozesse in digitale (z. B. papierlose Rechnungsverarbeitung). Digitale Transformation geht weiter: Sie verändert Geschäftsmodelle, Kundenbeziehungen und die gesamte Unternehmenskultur grundlegend. Ein Beispiel: Digitalisierung ist der Umstieg von Excel auf ein ERP-System. Digitale Transformation ist die Entwicklung eines datengetriebenen Geschäftsmodells mit KI-gestützten Vorhersagen. Wir begleiten beide Wege.

Grundsätzlich profitieren Unternehmen jeder Größe und Branche. Besonders hohen ROI erzielen KMUs mit 10–500 Mitarbeitern, die noch viele manuelle Prozesse haben: Handwerksbetriebe, Produktionsunternehmen, Dienstleister, Kanzleien und Handelsunternehmen. Auch Unternehmen, die ihre IT-Landschaft modernisieren, in die Cloud migrieren oder hybrides Arbeiten ermöglichen wollen, sind typische Kunden.

Unser Vorgehen in 5 Schritten: 1) Analyse – Wir kartieren Ihre Prozesse und IT-Landschaft. 2) Roadmap – Priorisierter Plan mit Quick Wins und klaren Meilensteinen. 3) Implementierung – Hands-on Umsetzung: Cloud-Migration, Tool-Integration oder Automatisierung. 4) Schulung – Praxisnahe Trainings für Ihr Team. 5) Optimierung – Laufende Verbesserung und Skalierung auf weitere Bereiche.

Das hängt vom Umfang ab. Ein Automation Audit mit Quick Wins dauert 1–2 Wochen. Ein konkretes Digitalisierungsprojekt (z. B. DMS-Einführung oder Cloud-Migration) benötigt 4–12 Wochen. Umfassende Transformationsprogramme erstrecken sich über 3–12 Monate. Wichtig: Schon nach 2–4 Wochen liefern wir erste sichtbare Ergebnisse.

Unser Automation Audit startet ab 390 € für eine gezielte Prozessanalyse mit konkreten Empfehlungen. Umsetzungsprojekte beginnen ab 4.900 € und umfassen 4–8 Wochen Begleitung. Für umfassende digitale Transformationen bieten wir laufende Betreuung ab 1.900 € pro Monat. In jedem Fall erhalten Sie vor Projektstart eine transparente Kostenaufstellung.

Wir definieren zu Projektbeginn konkrete KPIs: eingesparte Arbeitsstunden pro Woche, reduzierte Fehlerquoten, kürzere Durchlaufzeiten, eingesparte Druckkosten oder höhere Kundenzufriedenheit. Typische ROI-Werte unserer Kunden: 30–60 % weniger manuelle Aufwände, 50 % schnellere Bearbeitungszeiten und Amortisation der Investition innerhalb von 6–12 Monaten.

Ja, in Deutschland gibt es zahlreiche Förderprogramme: „go-digital" (BMWK) fördert Beratung und Umsetzung für KMUs. Landesförderprogramme wie „Digital Jetzt" (je nach Bundesland) unterstützen Hardware, Software und Schulungen. KfW-Digitalisierungskredite bieten günstige Finanzierung. Wir beraten Sie gern, welche Förderung für Ihr Vorhaben in Frage kommt.

Cloud-Migration bedeutet, Ihre IT-Infrastruktur (Server, Anwendungen, Daten) von lokalen Systemen in die Cloud zu verlagern. Vorteile: keine Hardware-Investitionen, automatische Skalierung, höhere Verfügbarkeit und Zugriff von überall. Besonders sinnvoll, wenn Ihre Server veraltet sind, Sie hybrides Arbeiten ermöglichen wollen oder Ihre IT-Kosten senken möchten.

Das hängt von Ihrer bestehenden IT-Landschaft ab. Microsoft Azure eignet sich ideal, wenn Sie Microsoft 365 nutzen. AWS bietet die größte Service-Vielfalt für komplexe Anforderungen. Google Cloud punktet bei Datenanalyse und KI. Hetzner Cloud ist perfekt für DSGVO-sensible Workloads mit deutschem Hosting. Wir beraten herstellerneutral und empfehlen die beste Lösung für Ihr Szenario.

DSGVO-Konformität ist bei uns Standard, nicht Add-on. Wir setzen auf europäische Rechenzentren, Verschlüsselung (at rest und in transit), Zugriffskontrollen und Auftragsverarbeitungsverträge. Bei der Tool-Auswahl prüfen wir Datenschutz-Zertifizierungen (ISO 27001, SOC 2). Für besonders sensible Daten empfehlen wir deutsche Anbieter wie Hetzner Cloud oder Open-Source-Alternativen mit Self-Hosting.

Wir arbeiten herstellerneutral mit Enterprise-Plattformen: Cloud (Azure, AWS, Google Cloud, Hetzner), ERP/CRM (SAP, Salesforce, Dynamics 365, DATEV), Collaboration (Microsoft Teams, Slack, Monday.com, Asana), DMS (M-Files, DocuSign) und Automatisierung (UiPath, Power Automate, Make). Die Tool-Auswahl richtet sich immer nach Ihrer bestehenden IT-Landschaft und Ihren konkreten Anforderungen.

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) vereint alle zentralen Geschäftsprozesse – Finanzen, Einkauf, Lager, Vertrieb, HR – in einer Plattform. Sie brauchen ein ERP, wenn Daten in Insellösungen verstreut sind, Prozesse manuell zwischen Abteilungen koordiniert werden oder Sie keine Echtzeit-Übersicht über Ihr Unternehmen haben. Führende Lösungen: SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) digitalisiert Erfassung, Verwaltung und Archivierung Ihrer Dokumente. Rechnungen, Verträge und Belege werden per OCR erkannt, automatisch klassifiziert und GoBD-konform archiviert. Suchzeiten sinken von Minuten auf Sekunden. Moderne DMS-Lösungen wie M-Files oder d.velop integrieren sich nahtlos in SAP, Dynamics 365 und Microsoft 365.

RPA (Robotic Process Automation) nutzt Software-Roboter, die repetitive Aufgaben automatisch ausführen: Dateneingabe, Rechnungsverarbeitung, Berichterstellung, E-Mail-Verarbeitung. Führende Plattformen wie UiPath und Power Automate können mit vorhandenen Systemen per Benutzeroberfläche interagieren – ohne IT-Umbau. Typischer ROI: 40–70 % Zeitersparnis bei automatisierten Prozessen.

Ein Digital Workplace vereint alle Arbeitstools in einer durchgängigen Umgebung: Microsoft Teams oder Slack für Kommunikation, SharePoint oder Google Drive für Dateien, Monday.com oder Asana für Projektmanagement, DocuSign für Unterschriften und ein Intranet für Wissensmanagement. Das Ergebnis: Ihr Team arbeitet produktiv zusammen – im Büro, zu Hause oder unterwegs.

Change Management ist entscheidend. Unser Ansatz: 1) Frühzeitige Einbindung – Mitarbeiter gestalten mit statt nur zu konsumieren. 2) Quick Wins zeigen – erste Erfolge motivieren. 3) Praxisnahe Schulungen – kein Theorie-Seminar, sondern Hands-on am eigenen Arbeitsplatz. 4) Champions-Netzwerk – Digitalisierungs-Botschafter in jedem Team. 5) Kontinuierliches Feedback – Anpassung auf Basis echter Nutzererfahrungen.

Nein. Gerade KMUs ohne große IT-Abteilung profitieren von externer Unterstützung. Wir übernehmen Planung, Implementierung und initiale Betreuung. Durch Cloud-Services, Managed Solutions und No-Code-Plattformen sinkt der interne IT-Aufwand. Ziel ist, dass Ihr Team die Tools nach den Schulungen eigenständig nutzen kann – mit uns als Backup bei Bedarf.

In 3 Schritten: 1) Eingangsrechnungen werden per OCR automatisch erfasst und die Daten extrahiert (Betrag, Lieferant, Datum). 2) Automatisierter Freigabe-Workflow mit digitalen Signaturen und Vier-Augen-Prinzip. 3) Direkte Buchung in DATEV, SAP oder Ihrem Buchhaltungssystem. Ergebnis: von 15 Minuten pro Rechnung auf unter 2 Minuten – bei weniger Fehlern.

Ja, Integration ist unser Kern-Kompetenz. Über REST-APIs, Webhooks, Middleware (Make, n8n) oder direkte Konnektoren verbinden wir bestehende Systeme wie SAP, DATEV, Salesforce oder Ihre Branchensoftware. Auch Legacy-Systeme ohne moderne API können über RPA-Bots oder Datenbankverbindungen angebunden werden. Ziel: ein durchgängiger Datenfluss ohne manuelle Zwischenschritte.

Durch mehrere Maßnahmen: 1) CRM-System (Salesforce, HubSpot) für 360-Grad-Kundensicht. 2) Chatbots und KI-Assistenten für Standardanfragen. 3) Ticketing-System für strukturierte Fallbearbeitung. 4) Self-Service-Portal für häufige Anliegen. 5) Omnichannel-Integration (Telefon, E-Mail, Chat, Social Media). Ergebnis: schnellere Reaktionszeiten, höhere Kundenzufriedenheit und messbare Service-Qualität.

HR-Digitalisierung umfasst: Digitale Personalakte (DMS), automatisierter Onboarding-Workflow (Zugänge, Geräte, Schulungsplan), Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement, digitale Lohnabrechnungen und E-Signatur für Arbeitsverträge. Tools wie Personio, BambooHR oder Microsoft Viva in Kombination mit DATEV für die Lohnabrechnung schaffen einen durchgängigen HR-Prozess.

Große Cloud-Provider investieren Milliarden in Sicherheit: ISO 27001, SOC 2, physische Zugangskontrollen, automatische Patches und DDoS-Schutz. Für die meisten Unternehmen ist die Cloud sicherer als ein lokaler Server ohne dediziertes IT-Security-Team. Wichtig: Die Konfiguration muss stimmen – Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Backup-Strategien richten wir im Rahmen der Migration professionell ein.

Zentrale Anforderungen: DSGVO für den Umgang mit personenbezogenen Daten, GoBD für digitale Buchführung und Belegarchivierung, ISO 27001 als optionaler Sicherheitsstandard. Branchenspezifisch kommen BAIT (Finanzsektor), KRITIS-Vorgaben (kritische Infrastruktur) oder MDR (Medizinprodukte) hinzu. Wir integrieren Compliance-Anforderungen von Anfang an in die Projektplanung.

Absolut. Typische Quick Wins: Digitale Auftragsmappe statt Papierzettel, mobile Zeiterfassung per App, automatisierte Rechnungsstellung direkt aus dem Auftragssystem, digitale Bauakte mit Fotos und Checklisten, Kundenkommunikation über WhatsApp Business. Schon kleine Maßnahmen sparen 5–10 Stunden pro Woche und reduzieren Fehler deutlich.

Industrie 4.0 beginnt mit der Vernetzung: Maschinen-Daten per IoT-Sensoren erfassen, Produktionsplanung im ERP digitalisieren, Predictive Maintenance für vorausschauende Wartung, digitale Qualitätssicherung und MES-Integration (Manufacturing Execution System). Wir verbinden Ihre Shopfloor-Daten mit der Planungsebene für echtzeitfähige Produktionssteuerung.

Drei Kernunterschiede: 1) Hands-on statt Theorie – wir setzen selbst um, nicht nur beraten. 2) Technologie-neutral – wir empfehlen die beste Lösung, nicht unsere eigenen Produkte. 3) Ergebnisorientiert – wir definieren KPIs und ROI vor Projektstart. Kein monatelanges Assessment, keine PowerPoint-Friedhöfe. Stattdessen: Quick Wins in den ersten Wochen und messbarer Fortschritt.

Schrittweise – immer. Big-Bang-Ansätze scheitern häufig an Überforderung und Widerstand. Unser Ansatz: 1) Einen Leuchtturm-Prozess digitalisieren (z. B. Rechnungseingang). 2) Quick Wins zeigen, Akzeptanz schaffen. 3) Erfahrungen auf weitere Bereiche übertragen. 4) Parallel die Gesamtstrategie entwickeln. So wachsen digitale Kompetenz und Vertrauen im Unternehmen organisch.

Wir bewerten jeden Prozess nach drei Kriterien: 1) Häufigkeit und Zeitaufwand – wie viele Stunden pro Woche kostet der Prozess? 2) Fehleranfälligkeit – wie oft entstehen manuelle Fehler? 3) Umsetzungskomplexität – wie schnell kann digitalisiert werden? Die Kombination ergibt eine Impact-Effort-Matrix. Prozesse mit hohem Impact und niedrigem Aufwand werden zuerst angegangen.

Phase 1 (Woche 1–4): Hypercare – intensive Begleitung, Fehler sofort beheben, Feintuning der Workflows. Phase 2 (Monat 2–3): Monitoring – KPIs tracken, Nutzung analysieren, Optimierungspotenziale identifizieren. Phase 3 (ab Monat 4): Eigenständiger Betrieb – Ihr Team arbeitet selbstständig, wir stehen als Sparringspartner zur Verfügung und planen nächste Digitalisierungsschritte.